Persondatapolitik for Byhøjskolen

Her kan du læse, hvordan Byhøjskolen behandler de personoplysninger, vi indsamler og behandler, når du er elev eller ansat eller besøger vores hjemmeside.

1. Dataansvarlig

Byhøjskolen er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager om dig.
Vores kontaktoplysninger er:
Byhøjskolen
Nørreport 16, 8000 Aarhus C
CVR 67570014
E-mail: info@bhs.dk

2. Formål og retsgrundlag for behandlingen

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Administration af elev- og undervisningsforhold: For at kunne håndtere din tilmelding, optagelse, holdfordeling, diplomudstedelse og betaling. Retsgrundlaget er opfyldelse af kontrakten med dig samt Den Folkeoplysende Lovgivning.
• Indberetning til myndigheder: Vi behandler CPR-numre for kursister, der er bosiddende udenfor Aarhus Kommune med det formål at kunne videregive oplysninger til Aarhus Kommune om kryds-kommunale kursister. Retsgrundlaget er Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.
• Billeder og video: Vi tager billeder og videoer af højskolelivet til brug på vores hjemmeside, sociale medier og i trykt materiale. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

3. Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af oplysninger:

• Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødselsdato samt eventuelle oplysninger om faglige interesser eller valgfag.
• Fortrolige oplysninger: CPR-nummer for kursister bosiddende udenfor Aarhus Kommune (til brug for officiel indberetning).
• Særlige (følsomme) oplysninger: Vi behandler kun helbredsoplysninger (fx allergier, diætkrav eller medicinske hensyn), hvis du selv har oplyst dem af hensyn til din trivsel. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a.

4. Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver kun dine personoplysninger, når det er nødvendigt, og vi har et lovligt grundlag for det. Modtagere kan være:

• Offentlige myndigheder, herunder Aarhus Kommune.
• Skolens databehandlere (fx udbydere af elevadministrationssystemer, IT-drift og økonomisystemer), som vi har indgået lovpligtige databehandleraftaler med.

Vi overfører som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS.

5. Opbevaring af dine oplysninger

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, de er indsamlet til:

• Elever/kursister: Oplysninger slettes eller anonymiseres som udgangspunkt senest 2 år efter, at dit daghøjskoleophold er afsluttet, medmindre bogføringsloven eller andre retlige forpligtelser kræver længere opbevaring (f.eks. opbevares regnskabsmateriale i 5 år plus løbende år).
• Nyhedsbreve: Oplysninger slettes automatisk, hvis du afmelder dig nyhedsbrevet.
• Billeder: Billeder på sociale medier og hjemmeside gennemgås løbende. Du kan altid bede om at få fjernet et billede af dig selv.

6. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig
• Du har ret til at få berigtiget (rettet) forkerte oplysninger om dig
• Du har i visse tilfælde ret til at få slettet oplysninger om dig, før tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os via kontaktoplysningerne i punkt 1.

7. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.